方法|什么才叫有效的會議?認(rèn)準(zhǔn)這18個特征!
如何去開一個有效會議呢?什么樣的會議才是一個有效的會議呢?有效會議有典型的十八個特征:
第一個特征,只有必要時才召開。不必要的會議就不要開。
第二個特征,事先做好會議的準(zhǔn)備工作。
第三個特征,讓必要的人參加會議。不必要的人不要參加會議。
第四個特征,擬定并事先告知與會者主題與議程,讓每一個與會人員能夠做到心中有數(shù)。
第五個特征,就是分配角色。讓每一個與會人員都能夠了解自己的角色,哪些角色呢?讓每一個人都知道誰是主持人,誰是主席,誰是與會者,誰是記錄人員。
第六個特征,就是無人遲到,能夠準(zhǔn)時地開會。
第七個特征,那就是能夠按議程有條不紊地進(jìn)行。
第八個特征,就是任何偏題都能夠及時地得到糾正。
第九個特征,需要發(fā)言的人都發(fā)了言,大家都能夠暢所欲言,大家都能夠主動積極地表明自己的觀點(diǎn)。
第十個特征,沒有攻擊性的語言。
第十一個特征,沒有人去打斷別人的發(fā)言。
第十二個特征,沒有人開小會。
第十三個特征,沒有人過多地占用時間。
第十四個特征,沒有人接打電話。
第十五個特征,主持人能夠有效地帶領(lǐng)大家進(jìn)行總結(jié),并且使所有的人都明白最終的總結(jié)。
第十六個特征,能夠準(zhǔn)確地記錄會議的決定,將我們的決策落實(shí)到紙上。
第十七個特征,就是在會議之后,明確到每個人的工作安排。每個人都明白在會議之后,應(yīng)該做哪些具體的工作,應(yīng)該承擔(dān)哪些責(zé)任。
第十八個特征,無人早退,能夠準(zhǔn)時地結(jié)束。
這就是有效會議的十八個特征。而我們每一個人,都應(yīng)該去審視一下,你經(jīng)常參加會議,那么你的會議是有效的嗎?如果說你的會議不是有效的,那么我們就應(yīng)該按照這十八個特征去改正我們的會議。
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